La expedición de cartas u oficios está a cargo de funcionarios o empleados autorizados mediante acto administrativo o en el cumplimiento de sus funciones. Véase Acuerdo 060 del AGN, de octubre de 2001. Se recomienda elaborar las cartas u oficios externos en formato carta, oficio o A4, con logo, membrete y pie de página. Estos elementos deberían estar preferiblemente en todas las hojas. Para las cartas u oficios internos, se recomienda que sólo la primera hoja vaya con el logo, membrete y pie de página, las demás con el logo. Véase Acuerdo 060 del AGN, de octubre de 2001. Cuando existan anexos en una carta u oficio, se recomienda hacer su identificación, descripción o aclaración dentro del texto.

 CARACTERÍSTICAS DE REDACCIÓN Y PRESENTACIÓN

La carta u oficio tiene como objetivos fundamentales informar y persuadir a su destinatario, para ello se recomienda tener en cuenta: - tratar un solo tema por comunicación; 

- redactar en forma clara, precisa, concreta y concisa; 

- usar tratamiento respetuoso y cortés; 

- redactar en primera persona del plural y usar el tratamiento de usted en singular o plural; 

- emplear estilo gramatical natural, sencillo y continuo; 

- utilizar los formatos normalizados en los manuales de cada organización, y 

- distribuir el texto de acuerdo con su extensión.

UTILIZACIÓN DE LA CARTA  

De acuerdo con sus objetivos, la carta u oficio tienen los siguientes usos: - informar sobre un hecho, expresar necesidades o hacer solicitudes; 

- regular o aclarar una situación; 

- tramitar, desarrollar o agilizar un asunto; 

- dar respuesta a una comunicación recibida; 

- reiterar una información, un requerimiento o solicitud urgente; 

- solicitar detalles sobre un asunto determinado; 

- impugnar o corregir una situación; 

- confirmar eventos ocurridos o pendientes;

COMO DEBERÍA HACERSE SEGÚN LA NORMA

AQUÍ UNOS EJEMPLOS HECHOS EN NUESTRA EMPRESA